Per chi apre e firma un documento
Ultimo aggiornamento: 29 ottobre 2026
Hai ricevuto un documento mandato con Okeh. Qui trovi in breve chi tratta i tuoi dati e come. È una nota informativa: l'informativa completa te la deve chi ti ha mandato il documento.
1. Chi è il titolare
Il titolare dei tuoi dati è il professionista o l'impresa che ti ha mandato il documento: il suo nome è nel documento e nelle email che ricevi. Decide lui perché e per quanto tempo trattare i dati, e a lui ti rivolgi per i tuoi diritti.
Okeh è il servizio tecnico che usa, fornito da Davide Conte (partita IVA 05388160755), che tratta i dati per suo conto come responsabile del trattamento (art. 28 GDPR).
2. Quali dati
- Quando apri il documento: indirizzo IP, data e ora, browser e dispositivo, pagina da cui arrivi, città, regione e Paese approssimativi. Il luogo lo ricaviamo dall'IP sul nostro server, senza mandarlo ad altri. Il mittente vede se e quando il documento è stato aperto.
- Se chiedi una copia via email: il tuo indirizzo email.
- Se firmi: email, nome se indicato, scelte e note che inserisci, data e ora, impronta dell'indirizzo IP, browser, impronta SHA-256 del documento. Il codice che ricevi vale 10 minuti ed è salvato solo come impronta.
3. Perché
Per mostrarti il documento, dire al mittente se l'hai ricevuto, mandarti codice e ricevuta, registrare la firma e poterla dimostrare con l'attestato, e prevenire abusi. La base giuridica la sceglie il mittente: di solito la trattativa o il contratto con te (art. 6.1.b GDPR) e il suo legittimo interesse a sapere se il documento è arrivato (art. 6.1.f).
4. Per quanto tempo
Finché il mittente tiene il documento nel suo account, con questi limiti: l'indirizzo IP resta completo per 30 giorni, poi ne teniamo solo la parte di rete (senza l'ultimo blocco); il dettaglio di ogni apertura si cancella dopo 12 mesi e resta solo il numero di aperture. Se il mittente chiede di cancellare il suo account o l'account viene sospeso, tutti i dati vengono cancellati dopo 30 giorni. La ricevuta e l'attestato che ricevi via email restano a te.
5. Chi altro li tratta
I dati stanno su server nell'Unione europea (Francoforte, Germania). Per alcune funzioni intervengono altri fornitori tecnici:
| Fornitore | Cosa fa | Dove | Garanzie |
|---|---|---|---|
| LowHosting Services di Davide Gennari, P.IVA IT01602130294, Taglio di Po (RO), Italia | Server virtuali dove girano applicazione, database, archivio dei documenti e server di posta in uscita. | Data center a Francoforte, Germania (UE) | Nessun trasferimento fuori dall'UE |
| Google LLC, Stati Uniti (Gemini API) | Solo quando l'Abbonato usa le funzioni AI: riceve il testo dei documenti scelti, il brief e le istruzioni. Non riceve visite, firme né indirizzi IP. | Stati Uniti e altri Paesi in cui Google ha infrastruttura | EU-U.S. Data Privacy Framework e clausole contrattuali standard della Commissione europea |
| Cloudflare, Inc., Stati Uniti (rete cdnjs) | Solo per i documenti in PDF: il browser di chi apre scarica da cdnjs il visualizzatore pdf.js, e Cloudflare vede l'indirizzo IP del browser. Non riceve il documento. | Rete globale, nodo più vicino a chi apre | EU-U.S. Data Privacy Framework e clausole contrattuali standard |
Il luogo approssimativo viene da un database che scarichiamo sul nostro server: IP geolocation by DB-IP.
6. I tuoi diritti
Puoi chiedere al mittente accesso, rettifica, cancellazione, limitazione dei dati e opporti al trattamento (artt. 15-22 GDPR). Se scrivi a noi (me@davideconte.me) inoltriamo la richiesta al mittente entro 5 giorni lavorativi. Puoi anche presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).
Come trattiamo i dati per conto dei mittenti è scritto nell'accordo sul trattamento dei dati.