Accordo sul trattamento dei dati

Ultimo aggiornamento: 29 ottobre 2026

Accordo ai sensi dell'art. 28 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR). Fa parte dei termini del servizio e si accetta con l'iscrizione a Okeh.

1. Parti e oggetto

L'Abbonato è titolare del trattamento dei dati dei propri Clienti. Davide Conte, partita IVA 05388160755, Via Dante Alighieri 51, 73040 Melissano (LE), Italia (il "Fornitore") è responsabile del trattamento e tratta questi dati solo per erogare il servizio. Per i dati dell'Abbonato stesso il Fornitore è titolare: vedi l'informativa privacy.

2. Descrizione del trattamento

• Interessati: persone che aprono, ricevono via email o firmano i documenti dell'Abbonato, e persone i cui dati compaiono nei documenti.
• Dati all'apertura di un documento: indirizzo IP (completo per 30 giorni, poi troncato: ultimo blocco azzerato per IPv4, primi 48 bit per IPv6) e impronta SHA-256 dell'IP completo, data e ora, browser e dispositivo (user agent), pagina di provenienza (referer), città, regione e Paese approssimativi ricavati dall'IP sul server del Fornitore.
• Dati di chi chiede il documento via email: email e impronta dell'IP.
• Dati di firma: email del firmatario, nome se indicato, codice OTP (salvato solo come impronta, valido 10 minuti, cancellato alla firma), scelte e note inserite, data e ora, impronta dell'IP, user agent, impronta SHA-256 del documento firmato. Con questi dati si genera l'attestato PDF.
• Contenuto dei documenti caricati o creati dall'Abbonato, con i dati personali che contengono, e destinatari delle email mandate dal servizio.
• Natura e finalità: conservazione e pubblicazione dei documenti, statistiche di apertura e avvisi all'Abbonato, invio di email, firma con codice e attestato, funzioni AI richieste dall'Abbonato, prevenzione degli abusi.
• Durata: quella del contratto, più i 30 giorni del punto 12. Dati di apertura: l'IP completo resta 30 giorni, il dettaglio di ogni apertura 12 mesi; poi resta solo il numero di aperture per documento e per impronta dell'IP. Firme e richieste di copia restano finché l'Abbonato tiene il documento nel suo account: eliminando un documento si eliminano anche aperture, richieste e firme collegate.
• Dati che il servizio non è pensato per trattare: dati particolari (art. 9 GDPR) e dati giudiziari (art. 10 GDPR). L'Abbonato non li inserisce se non sono necessari al documento.

3. Istruzioni dell'Abbonato

Il Fornitore tratta i dati solo su istruzione documentata dell'Abbonato. Le istruzioni sono questo accordo, i termini e l'uso che l'Abbonato fa delle funzioni del servizio (caricare, inviare, abilitare la firma, chiedere un testo all'AI, eliminare). Se un'istruzione gli sembra contraria alla legge, il Fornitore lo dice all'Abbonato. Il Fornitore non usa i dati dei Clienti per scopi propri, non li vende e non li usa per pubblicità o per addestrare modelli di AI. Restano salvi gli obblighi di legge, di cui informa l'Abbonato quando la legge lo permette.

4. Obblighi dell'Abbonato

• Ha una base giuridica valida per trattare i dati dei suoi Clienti con il servizio.
• Informa i Clienti (art. 13 GDPR), anche del fatto che l'apertura dei documenti viene registrata. Può rimandare alla nota per chi apre e firma, che il servizio mostra anche nella finestra di firma e nelle email di firma.
• Valuta, per i propri usi, se serve una valutazione d'impatto (art. 35 GDPR). Il Fornitore fornisce le informazioni utili.
• Se collega al proprio account strumenti esterni (API, MCP, una propria casella SMTP), sceglie lui quei fornitori e ne risponde.

5. Riservatezza

Ai dati accede solo Davide Conte, personalmente, quando serve per assistenza, sicurezza o manutenzione. Se in futuro altre persone lavoreranno sul servizio, saranno autorizzate per iscritto e vincolate alla riservatezza.

6. Misure di sicurezza

Misure in uso alla data di questo accordo (art. 32 GDPR):

• Connessioni cifrate: sito, pannello e documenti solo in HTTPS (TLS), con le richieste HTTP reindirizzate. Le email partono dal nostro server di posta con connessione cifrata; la consegna al destinatario usa TLS quando il suo server lo supporta.
• Credenziali e codici: password degli utenti salvate con bcrypt; codici OTP, codici di iscrizione, link di accesso e link di reimpostazione salvati solo come impronta, monouso e a scadenza breve. Firma: al massimo 5 tentativi per codice, nuovo codice dopo 60 secondi, al massimo 6 codici per documento.
• Sessioni: cookie di sessione firmato, non leggibile dagli script della pagina (httpOnly), inviato solo in HTTPS, con scadenza.
• Separazione tra account: ogni richiesta è legata all'account del dominio da cui arriva; un amministratore vede solo i dati del proprio account. L'area di amministrazione del Fornitore è su un indirizzo separato.
• Limiti contro gli abusi su iscrizione, accesso, firma e richieste di documento via email.
• Server: accesso amministrativo solo con chiave SSH (password disattivate), firewall attivo, database e archivio dei documenti non raggiungibili da Internet, aggiornamenti di sicurezza del sistema automatici.
• Integrità della firma: impronta SHA-256 del documento al momento della firma; se il documento cambia dopo, la pagina lo segnala e la firma non vale per la nuova versione.
• Minimizzazione: il luogo approssimativo si ricava sul server del Fornitore da un database scaricato (DB-IP Lite “City”, aggiornato ogni mese), senza mandare l'IP a servizi esterni; l'IP di chi apre si tronca dopo 30 giorni e il dettaglio delle aperture si cancella dopo 12 mesi; per la firma si conserva l'impronta dell'IP, non l'IP in chiaro. Le cancellazioni girano in automatico ogni giorno.
• Copie di sicurezza: copia giornaliera di database e archivio dei documenti, conservata 7 giorni, e copia del database prima di ogni aggiornamento del software, conservata al massimo 30 giorni. Le copie sono sullo stesso server, accessibili solo all'amministratore.

Il Fornitore aggiorna queste misure secondo il rischio e lo stato della tecnica, senza ridurne il livello.

7. Sub-responsabili

L'Abbonato autorizza in modo generale il Fornitore a usare i sub-responsabili qui sotto. Il Fornitore impone a ciascuno obblighi di protezione dei dati equivalenti a quelli di questo accordo e ne risponde verso l'Abbonato.

Le email ai Clienti partono dal server di posta del Fornitore, salvo che l'Abbonato usi una propria casella (piano Pro): in quel caso passano dal suo fornitore di posta. Cloudflare (solo DNS di okeh.app) e Let's Encrypt (certificati HTTPS) non trattano dati dei Clienti. Il database di geolocalizzazione di DB-IP si scarica sul server del Fornitore: DB-IP non riceve dati e non è un sub-responsabile (IP geolocation by DB-IP, licenza CC BY 4.0).

Il Fornitore comunica via email ogni nuovo sub-responsabile almeno 30 giorni prima. L'Abbonato può opporsi per motivi legati alla protezione dei dati; se non si trova una soluzione può disdire con effetto immediato e ottenere il rimborso della parte già pagata e non goduta.

8. Trasferimenti fuori dall'UE

Server, database e archivio dei documenti sono nell'Unione europea. I trasferimenti fuori dall'UE avvengono solo verso i sub-responsabili indicati al punto 7, con le garanzie lì riportate: la decisione di adeguatezza per l'EU-U.S. Data Privacy Framework e le clausole contrattuali standard della Commissione europea (decisione 2021/914).

9. Richieste degli interessati

Se un Cliente scrive al Fornitore per esercitare i suoi diritti, il Fornitore inoltra la richiesta all'Abbonato entro 5 giorni lavorativi e non risponde nel merito senza istruzioni. Il Fornitore aiuta l'Abbonato a rispondere: dal pannello si vedono le aperture e le firme di ogni documento, e l'eliminazione di un documento cancella i dati collegati. Su richiesta il Fornitore estrae i dati di una persona o li cancella in modo mirato.

10. Violazioni dei dati

Il Fornitore comunica all'Abbonato una violazione dei dati personali senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 ore da quando ne viene a conoscenza, all'email dell'account. Indica, per quanto già noto, cosa è successo, i dati e le persone coinvolte, le conseguenze probabili e le misure prese o proposte, e completa le informazioni appena le ha. Notificare la violazione al Garante e agli interessati, se serve, spetta all'Abbonato; il Fornitore lo aiuta.

11. Assistenza e verifiche

• Il Fornitore aiuta l'Abbonato a rispettare gli obblighi degli artt. 32-36 GDPR (sicurezza, violazioni, valutazione d'impatto, consultazione preventiva), per quanto gli compete e con le informazioni di cui dispone.
• Su richiesta mette a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questo accordo. L'Abbonato può chiedere una verifica, anche tramite un revisore vincolato alla riservatezza, con 30 giorni di preavviso, non più di una volta l'anno salvo dopo una violazione, a proprie spese e senza accesso ai dati di altri Abbonati.

12. Fine del contratto

Dopo la richiesta di cancellazione dell'account o la sospensione non revocata (non dopo la fine della prova, la disdetta di un piano a pagamento o il passaggio al piano Gratis, con cui il contratto continua) i documenti, le aperture, le firme e gli attestati restano disponibili all'Abbonato per 30 giorni, in cui può scaricarli o chiedere a me@davideconte.me un'esportazione (documenti, firme con attestati, aperture in formato CSV). Poi il Fornitore li cancella in automatico, file compresi; le copie di sicurezza vengono cancellate entro i successivi 30 giorni. Restano solo i dati che la legge obbliga a conservare.

13. Disposizioni finali

Questo accordo dura quanto il contratto e, per gli obblighi di cancellazione e riservatezza, fino alla loro completa esecuzione. La limitazione di responsabilità dei termini si applica anche a questo accordo, nei limiti consentiti dall'art. 82 GDPR. In caso di contrasto con i termini, per la protezione dei dati prevale questo accordo. Si applicano la legge italiana e il foro indicato nei termini.